Что такое Slack и как с ним работать

В рамках работы в Академии Предпринимателя мы столкнулись с проблемами коммуникаций, поскольку один и тот же человек может играть разные роли (исполнитель/партнер/друг), а кроме того, информация может иметь совершенно разные аспекты важности, срочности, направленности и актуальности. Поэтому, проведя обзор рынка, мы остановили свой выбор на системе SLACK, как самом удобном (и бесплатном) мессенджере, который удовлетворяет всем нашим потребностям.
Система довольно большая и многофункциональная, а кроме того – полностью на английском. Поэтому я решил написать инструкцию о возможностях, которые дает эта замечательная система. Основные разделы:

Slack представляет собой систему чатов, разбитых на каналы, связывается с множеством продуктов (google.drive, asana и т.д.) Здесь происходит общение и решение вопросов, разделенных по тематикам и людям. Заменяет FaceBook и при этом гарантирует, что ничего не потеряется. Кроме того, Слэк позволяет закреплять сообщения, вести беседу в рамках одного поста, приглашать в беседу любого участника группы, систему напоминаний и многое другое.
Для входа потребуется пароль, в качестве логина выступает ваша почта. Если вы новый участник команды и заходите в Slack первый раз, придумайте пароль и введите его. В дальнейшем используйте его для входа.
Первым делом, вам нужно настроить ваше имя, установить фото и другие персональные данные. Для этого в верхнем углу кликните по АП 3.0, а в выпадающем меню переходите по первой ссылке Profile & account. В правом окне появится ваш профиль с данными. Нажимайте кнопку Edit Profile и попадете на страницу настроек:

Настройка профиля в Slack

В открывшимся окне вводите свои данные. Для изменения фото просто кликните по картинке и выбирайте Upload an Imag.

1. Работа с каналами.

Вся работа Slack построена на принципе каналов. Каждый канал – это чат по одной определенной теме или даже задачи. Каналов может быть сколько угодно. Например, канал #it, канал #ask (вопросы), и прочее. Все каналы начинаются со значка #, это нужно чтоб отличать от людей (обращение к людям через @, как и в Асана и в Google.Docs).
Выглядит список следующим образом:

Список каналов в Slack

 

Сперва идет раздел каналов со списком активных каналов (под ссылкой CHANNELS). Под ним идет ваш контакт-лист с людьми для личной переписке (под ссылкой DIRECT MESSAGES). Кроме людей здесь выводятся и боты, которые присылают вам различные сообщения. О них надо говорить отдельно.

Кликая по каналу или по чату у вас открывается переписка в рамках конкретного канала или переписка с человеком.
Кроме того, в самом верху есть ссылка “All Threads”. Перейдя по ней, вы увидите все свои сообщения во всех каналах и личных сообщениях. Может пригодиться, если нужно будет найти какое-то конкретное сообщение.
По умолчанию, выводятся только те каналы, в которых вы уже участвуете (есть активные записи). Чтоб увидеть полный список каналов – кликайте по ссылке Каналы. Цифра рядом сообщает о том, сколько всего сейчас каналов создано (на скрине их 17). У вас откроется такое окно:

Все каналы в Slack

Здесь вы видите полный список каналов, кем и когда он был создан, а так же краткое описание. Напротив, рядом с иконкой человека цифра показывает сколько пользователей сейчас участвует в переписке данного канала. Чтоб найти нужный канал, можно менять сортировку или делать поиск.
Создавать канал может любой пользователь, но желательно это заранее, чтоб не было путаницы.
После того, как вы нашли нужный канал, просто нажмите на него и сразу перейдете в него.Если вы ранее не общались в этом канале, вам сперва нужно присоединиться к нему:

Присоединиться к каналу в Slack

Просто нажимайте зеленую кнопку Join Channel и вы автоматически подключитесь к нему. Теперь можете написать сообщение и ответить на другие сообщения.
Есть еще несколько полезных функций для работы с каналами, на которые стоит обратить внимание:

Избранное в Slack

Во-первых, вы можете закрепить тот или иной канал, нажав звездочку в верхнем углу, и эти каналы будут всегда вверху у вас в графе STARRED. Хочу обратить внимание, что звездочкой можно отметить еще и конкретное сообщение. Тогда оно будет в избранных сообщениях в правом углу (это еще одно выделение, на ровне с PIN). Разница в том, что PIN закрепляет сообщение в конкретном канале, а STAR – вообще в системе, т.е. оно будет доступно вам всегда.

Если у вас есть какое-то новое непрочитанное сообщение в канале – этот канал выделяется жирным и подсвечивается белым. Если новые сообщения есть в прямом чате – кроме выделения еще и выводится цифра непрочитанных сообщений.
Если в каком-то канале вы начали писать сообщение, но не отправили его – рядом с каналом значок # меняется на карандаш, как на скрине у канала my-test.

2. Создание и удаление канала

Создать канал может любой пользователь системы. Для этого просто нажмите иконку с плюсиком напротив Общего списка каналов. Или же при просмотре всех каналов будет большая зеленая кнопка New channel.
Перед вами откроется такое окно:

Слек создание канала

Сперва идет переключатель: приватный или общий канал. Общий канал доступен всем и присоединиться к нему может любой без подтверждения. Приватный канал просматривать могут только участники этого канала и для подключения к нему владелец должен разрешить доступ.
Далее идет название канала. Обратите внимание, что название должно быть написано английскими буквами и максимально коротким и запоминающимся, чтоб его легко было упоминать (#pr #b2b #it #sales). Описание канала (здесь можно уже писать и на русском). И в последнем поле можете сразу выслать кому-то приглашение, кто сможет подключиться к данному каналу.
После заполнения полей нажмите кнопку Create Channel – канал создан.

Находясь в канале, вы можете открыть его настройки в правом верхнем углу:

Настройки канала в слэкеk

    Здесь вы можете:

  • Jump to date – перейти к чату за определенную дату (пригодиться после длительной переписке);
  • Invite team members to join – пригласить других членов команды в данный чат;
  • View channel detail – посмотреть информацию о чате (описание, кем и когда создан);
  • Additional options – по этой ссылке откроется страница, где вы сможете отредактировать описание канала, название (если его создавали вы) и перенести его в архив. В этом случае он не будет выводиться в списке активных каналов;
  • Notifications preferences – настройки уведомлений. Актуально, если вы разрешили браузеру присылать вам уведомления (всякие Push сообщения). Можно настроить как по каждому отдельному каналу, так и по системе в целом. Кроме того, здесь можно настроить уведомления для мобильных приложений:

Настройки канала в слэке

  • Activity of any kind – включено по умолчанию, будут приходить уведомления по любому поводу;
  • Mentions of my name or highlight words – уведомления будут приходить только в том случае, если кто-то упомянет конкретно вас (через @) или напишет какое-то ключевое слово, на которое вы настроили фильтр. Набор этих ключевых слов создается отдельно;
  • Nothing – не присылает никаких уведомлений.
  • Mute #(название канала) – отключает все уведомления данного канала;
  • Add an app or integretion – связь канала с другими системами, например Asana и Google.Drive;
  • Leave #(название канала) – покинуть канал. Вы больше не будете присоединены к нему.

Внизу вы видите ссылку на Account Preferences. Перейдя по этой ссылке вы сможете настроить уведомления по Slack в целом. Параметры там практически такие же: уведомлять всегда, уведомлять, только если упомянули меня и т.д.
Хочу обратить внимание, что кроме настроек самой системы в мобильном приложении есть еще настройки самого устройства. Т.е. если вас отключены уведомления на уровне телефона (аппаратно), то настройки программы не помогут.
Если какой-то канал вам уже не нужен, вы можете перенести его в архив. В этом случае он перестанет выводиться в списке каналов, пропадет их левой колонки, но останется в разделе Архивные каналы. Для этого будучи в канале переходите в расширенные настройки:

Архив канала в слэке

После этого, откроется окно, где надо будет просто нажать Archive this channel, и он перенесется в архив.

Список заархивированных каналов вы можете найти на вкладке Каналы по ссылке View Acrchived channels.

Список заархивированных каналов в Slack

Если захотите разархивировать канал, то перейдя в архив просто нажмите unarchive рядом с нужным вам каналом.

3.Правила написания сообщений

Slack – это не просто чат для общения, а инструмент для работы. Поэтому при его использовании следует выполнять определенные правила.
Каждое сообщение должно иметь определенный смысл и может состоять из нескольких предложений. Например, как не стоит писать:
• Всем привет!
• Мне тут на днях Сергей написал!
• Предлагает встретиться и обсудить помещение.
• Вторник всем подходит?
• Или среда?

Как правильно написать:
• Со мной связался Сергей. У него есть интересное предложение по поводу помещения. Предлагает встретиться. В какой день лучше? Свободны вторник или среда.

Таким образом. Как видите, смысл тот же, но все идет одним сообщением, с которым можно дальше работать. При этом, 1 сообщение должно соответствовать 1 теме, чтоб их можно было обсуждать отдельно. Вот так писать тоже не стоит:
• Хочу обсудить встречу во вторник по команде. И еще есть вопрос по поводу Гугл.Календаря.

Здесь два вопроса, а значит нужно писать два сообщения, добавив побольше информации в каждое:
• Напомните, во сколько мы встречаемся во вторник. Тема – команда, верно?
• Подскажите по Гугл.Календарю: как настроить повторяющиеся мероприятия.
Каждое новое сообщение – это начало новой беседы. А обсуждение сообщения идет в правой колонке.Смотрим скрин:

Комментарии к сообщению в Slack

В основном окне мы видим только основное сообщение (начало беседы), а само обсуждение уже идет в правой колонке. В основном окне под сообщение выводится количество ответов, на данное сообщение.
Для работы с конкретным сообщением наведите на него мышкой. В правом углу появится небольшое меню с множеством функций:
Работа с правым блоком в слеке

1. Ваша реакция в виде смайлика;
2. Перейти к обсуждению этого сообщения в правую колонку.
3. и 5. Поделиться сообщением. При нажатии на эту стрелочку откроется окно, куда вы можете добавить свой комментарий и отправить это сообщение или в какой-то другой канал или конкретному человеку:

Переслать сообщение человеку в слэке
4. При нажатии на многоточие откроется дополнительные пункты, которые по умолчанию скрыты;
5. Тоже самое, что и 3 – поделиться сообщением
6. Скопировать ссылку на это сообщение. В дальнейшем этой ссылкой можно поделиться, отправлять ее, например, по fb или viber. При отправке внутри Slack она примет корректный вид;
7. Отметить сообщение как непрочитанное. Допустим, вы открыли сообщение. Оно через 3 секунды становиться прочитанным. Если выберите этот пункт, оно снова станет непрочитанным и будет отображаться как новое.
8. Напомнить мне об этом сообщении. При наведении на этот пункт появится выбор:

Напоминание о сообщении
через 20 минут, через час, три часа, завтра или на следующей неделе. Следующий день или неделя начинаются автоматически в 9 утра. Если выбрать, появится сообщение:

Напоминание в слэке

Напоминание идет в первый рабочий день в начале дня (понедельник 9 утра). Свое рабочее время вы можете настроить самостоятельно в настройках своего профиля. Переходите по ссылке Notifications и листайте в самый низ страницы. Там будет такое:

Настройка занятости в Slack

В данном случае пишется – не беспокоить меня с 10 вечера до 8 утра (включительно). Любые уведомления в это время отключены.

9. Pin to – закрепить. Это аналог избранного (звездочка у Google). Рядом с закрепленным сообщением появится иконка красной булавки (об этом чуть ниже про боковую панель).
10. Редактировать и удалить сообщение. Эта функция доступна только тем сообщениям, которые вы сами писали. Чужие сообщения вы редактировать и удалять не можете. Кроме того, если вы что-то отредактировали, то рядом будет писаться, что это сообщение изменено и можно будет посмотреть оригинал:

Отредактированное сообщение в Slack

При редактировании появится надпись (edited) и при наведении на нее мышкой появится дата и время редактирования.
Кроме того, при написании сообщения есть дополнительные возможности. Нажмите плюс перед строкой и увидите расширенное меню:

Написание постов в Slack

Выбрав Google Docs File вы можете создавать сразу новый документ (текстовый, лист таблицы или презентацию). При этом вас перекинет на страничку google.docs.
Вы можете прикрепить любой файл или с вашего компьютера или из Google.drive (пример выше в красной рамке).
Кроме того вы можете создавать целые посты. Это очень удобная и полезная функция для больших текстов. Если выбираете этот раздел, у вас открывается новая страница с множеством функций:

Посты в Slack

После того, как закончите, нажимайте кнопку Share в верхнем левом углу, и этот документ публикуется в чате. Причем, вы можете его разместить в любом канале или отправить личным сообщением.
Сообщение появляется в основном окне кратко, а в боковом полное. Его можно комментировать и редактировать. Обратите внимание, что теперь дополнительное меню есть отдельно у этого вложения, а отдельно у сообщения.
Удобная функция – это получить внешнюю ссылку на этот пост:

Внешние ссылки в Slack

Нажав на Create external link вы получите ссылку, которую сможете отправить кому угодно. И человек увидит этот созданный пост не будучи даже зарегистрирован в Slack.

При написании сообщений вы можете использовать различные типы выделения, например жирный, подчеркнутый, наклонный и прочие. После того, как вы начнете набирать сообщение появится подсказка, как именно можно выделять. Например:
*Жирный*
_Наклонный_
>цитата.
Используйте разумно и не делайте пестрых записей одним сплошным жирным шрифтом.
Полная инструкция по форматированию сообщений с примерами можно найти в официальном хелпе.

4. Правая боковая панель

Правая боковая панель является важным элементом. Там выводится вся информация, как по каналу, так и обсуждения сообщений. Чтоб открыть ее? нажмите соответствующую кнопку, находясь в нужном канале:

Правая боковая панель в слеке

Нажав на кнопку при скрытом блоке он появится, если нажать еще раз – скроется. В это меню вы видите:
Информация о канале (кем и когда создан, его описание);

Количество закрепленных сообщений (на скрине их 3). Кликнув по этой вкладке, откроется окно, где будут перечислены эти сообщения. Кроме того, эти сообщения выделены фоном и рядом с ними видна иконка булавки. Чтоб открепить сообщение, раскройте его в боковом меню и нажмите крестик.

Далее идет количество пользователей данного канала (4 в данном случае), кликнув по нему, мы увидим список.
И далее идет список прикрепленных файлов в данном канале.

Ниже уведомления, но как видно на скрине, в браузере отключены, а значит видно не будет.
Кроме того, в этой панели отображается обсуждение сообщений. Чтоб перейти к нему нужно или кликнуть по иконке обсуждение, или перейти к ответам, кликнув по 1 replay:
Ответы к сообщениям

5. Remind команда

В системе очень много полезных команд, которые вы можете использовать для помощи в работе. Одна из самый основных – remind (напоминание). Она работает практически так же, как и команда remind через меню сообщения, но набор указаний более полный.
Итак, в общем случае формат такой:
/remind [кому] [что] [когда]
Кому – может быть как человек (me -мне @pr – кому-то конкретному #it в канале);
[что] – здесь любой текст;
[когда ] – время в формате In (через, например in 3 hours – через три часа), on (во сколько или когда, например on Monday) или at (например at 3pm в 15.00).
Подробная интсрукция на офиц.сайте – https://get.slack.help/hc/en-us/articles/208423427-Set-a-reminder

Примеры:
/remind me to drink water at 3pm every day
/remind me on June 1st to wish Linda happy birthday
/remind #team-alpha to update the project status every Monday at 9am
/remind @jessica about the interview in 3 hours
/remind @peter tomorrow “Please review the office seating plan”
/remind me every weekday at 2pm to take a coffee break
/remind #design on July 31st at 10:55am to join the monthly meeting
/remind me to nuzzle a fox on Tuesdays
/remind me to wake a buzzard at 11:00 every Thursday
/remind me to poke a salmon every January 25
/remind me to dazzle a zebra on the 4th of every month
Например, вы хотите напомнить себе, что завтра вам нужно позвонить Алексею в 12.45
/remind me tomorrow at 12:45pm “Позвонить Алексею”
Или можно указать конкретную дату:
/remind me “Позвонить Алексею on 10/02/2017 at 12:45pm

6. Настройки внешнего вида slack

Вы можете настроить внешний вид и многие другие параметры персонально под себя. Для этого заходите в раздел Preference вашей учетной записи:

Настройка вида в Slack
Откроется окно с множеством дополнительных настроек:

Персональные настройки в слеке

Notifications – здесь вы можете настроить уведомления. Причем, можно назначить отдельные звуки на каждый тип уведомления. На этой же вкладке вы можете указать время, в которое вас не беспокоить (с 10 вечера до 8 утра).
Messages & Media – здесь вы можете настроить вид сообщений. Из важных настроек, это компактный или полный вид (смотрите скрин ниже). Кроме того, вы можете настроить так, чтоб вместо ников (it pr) отображались настоящие имена (вторая галочка). И можно переключиться между pm/am на 24 часовой формат.

Настройка в Slack

Sidebar theme – здесь вы можете изменить цветовую раскраску сайдбара. В принципе, это не все варианты, в интернете можно поискать дополнительную цветовую палитру, если есть желания, можно создать свою:

Работа с правым блоком в слеке

Search – настройки поиска. По умолчанию. slack ищет во всех каналах. Здесь вы можете исключить некоторые каналы (например, тестовые), чтоб по ним поиск не велся.
Mark as Read – настройки чтения канала и сообщений. Когда вы открываете какой-то канал, есть три возможности:
* Открывать то место, на котором вы остановились в прошлый раз и все сообщения помечать как прочитанные.
* Открывать место с новыми сообщениями и помечать их прочитанными;
* Открывать место с новыми сообщениями, но оставлять их непрочитанными;

Accessibility – здесь можно разрешать или запрещать анимированные картинки и гифки. Если компьютер слабый лучше отключить. Ну, или если вас раздражает, когда что-то движется на экране и мигает;
Advanced – на этой вкладке сразу несколько блоков. В первую очередь нас интересует раздел Channel List. Вы можете настроить такие параметры:
* Показывать сбоку все каналы и личные сообщения (речь о левом блоке);
* Показывать только те канали и люди, где есть непрочитанные сообщения;
* Показывать непрочитанные и те, где я что-то писал.

Можно выделить приватные (закрытые) каналы, и они будут отделены от общих.
Последняя галочка собирает все непрочитанные сообщение канала в одном месте. Если ее убрать, то нужно будет листать для поиска новых сообщений. Если ее включить – сообщения будут сгруппированы внизу.

Кроме того, на этой странице можно активировать или отключить различные комбинации быстрых клавиш. Например, Ctrl+k – быстрый переход на другой канал. Стрелочка вверх – редактирование последнего сообщения и т.д.

Если у вас есть вопросы или предложения по задаче – их можно обсуждать непосредственно здесь, в виде комментариев к сообщению или присылать мне на почту.

ПлохоТак себеНеплохоХорошоОтлично (Пока нет оценок)
Loading...

22 Февраль 2017