Планирование работ: необходимое условие успешной деятельности или пустая трата времени?

Говорить о важности планирования, почти тоже самое, что объяснять о молекулярном строении веществ: те, кто знают это, верят и не нуждаются в объяснениях, а те кто нет – никогда не поверят, что все вокруг нас состоит из маленьких частиц, которые, в свою очередь, состоят из еще меньших…а те.. Ну понятно, да?
Планирование быть должно. Вопрос только в его качестве и ограничениях. Конечно, это больше относится к области менеджмента, но каждый маркетолог – это вобщем-то менеджер, только в области маркетинга. Об этом поговорим в другой раз.
Сегодня, я хочу показать пример реализации проекта по плану, и без.
У нас есть небольшой отдел, который занимается сайтами. Он, держится на уровне самоокупаемости +/-10% Однако, он стабилен, дает оборотные деньги и некоторую помощь другим отделам. Кроме того, в случае необходимости, из него можно взять специалистов и перекинуть в «горящую точку». И наоборот, если у кого-то оказывается излишек свободного времени (все мы знаем, что такие периоды есть в каждой работе), чтоб человек особо не расслаблялся, даем несложные задания для этого отдела – и разнообразие в работе, и не полное безделье. Вобщем, есть преимущество.
Итак, в начале года, решили поэкспериментировать, нужно было сделать 25 простых сайтов. В этом проекте было задействовано 4 человека: дизайнер, программист и 2 контекнт-менеджера. Так же был руководитель проекта из вне, который осуществлял контроль.
Первые две недели, люди работали как до этого – каждый занимался своим делом, независимо друг от друга. Дела шли ОЧЕНЬ медленно. И главное – были постоянные конфликты, кто что должен делать, за кем, что важнее и т.д. Через две недели на собрании решили составить общий план, по каждому из 25 сайтов, кто что делает и в какой последовательности. В результате, скорость УДВОИЛАСЬ. В конце каждой неделе было рабочее собрание этой группы, где сверялись с планом, вносили изменения, сообщали о трудностях (следует понимать, что это реальная жизнь, кто-то болеет, уезжает, выходные, праздники). Исходя из этого и вносились коррективы. В итоге проект был выполнен немного раньше запланированного, все остались довольны.
Прошло время. Возникла подобная ситуация, нужно было быстро сделать несколько проектов:
— нужно было переделать свой корпоративный сайт.
— надо было закончить и сдать сайт клиента к определенной дате.
— надо было переделать один из своих сайтов, посвященных Формуле 1 к определенной дате (началу гонок).
— текущие дела.
Очередность была такая: сперва рисуется дизайн, только после этого приступает к работе программист, после этого заливается контент, который должен быть готов. Создание контента ни к чему не привязано, его можно готовить до, после или во время программирования или дизайна. Но использовать (заливать на сайт) в самом конце.
Состав был такой же. Все обсудили, договорились. Я не вмешивался, решил, после того опыта, все сделают необходимые выводы. Единственное что – по поводу клиента интересовался.
— Да-да, там чуток осталось, почти все закончили уже.
В итоге за день до того как надо было сдавать, спрашиваю – ну как, что делаете? Ну, вот корпоративный заканчиваю. Завтра с утра уже закончу.
А за завтра закончите сайт клиента, спрашиваю?
— Нет, за завтра не успеем…
— Почему?
— Ну вот, дизайнер только передал. А там того не было.. и так, по кругу каждый на каждого.
Вобщем, я сказал чтоб все все бросали и делали этот несчастный сайт. Конечно, в спешке ничего толкового выйти не может, но уж лучше чем вообще ничего. Показали наброски, взяли отсрочку.
В чем суть? В несогласованности, нескоординированности, отсутствие четкого плана.
Как, по-хорошему нужно было решать это? На абсолютную истину не претендую, но я бы сделал так: сперва выписал приоритеты и крайние сроки.

Затем необходимое время в рабочих днях для каждого задания (цветом выделил каждую подзадачу, в дальнейшем будет проще).

Затем, нарисовать шкалу времени и задания. По горизонтали рабочие дни (удобней, конечно, заменять на календарные, но тогда не забудьте выкинуть из них все выходные и праздники). По вертикали задачи. В первую очередь, я отделил строгие сроки сдачи проектов. Причем взял дневной срок запаса. Получился примерно такой график:

Как мы видим, в срок укладываемся, даже время остается. Теперь, добавляем другие задачи, и координируем их. Важно, чтоб не получилось так, что один и тот же человек в один день должен был делать два разных задания. Немного попереставляя блоки, у меня получилось следующее:

Затем, каждый специалист делает для себя подобную табличку, но это уже для самоконтроля. Увы, большинство считают себя настолько умными, что пытаются держать это все в голове. И, разумеется, срывают сроки.
Конечно, это немного упрощенный вариант, т.к. других заданий так же много, появляется срочная работа. Но, имея подобный план, вы всегда сможете определить, сколько времени и когда именно можно будет уделить этой срочной работе.
Как видно из окончательного графика, времени более чем достаточно, и опоздать, ну никак нельзя. Я не сразу понял, откуда такая задержка. А происходит это так. Сидит, например, программист, или дизайнер. Занимается делом по плану. Подходит к нему сотрудник из другого отдела, и спрашивает, сильно ли он занят? Дизайнер смотрит, что до сдачи еще далеко, а текущая работа как-то поднадоело и он с радостью берется за что-то дополнительно, вплоть до халтуры (сдача же аж через 15 дней, а мне максимум на день работы). Увы, он не учитывает, что его опоздание на день изменит всю цепочку событий. К тому же, я сомневаюсь, что он отвлечется всего на день.
Вот такие вот дела у нас с планированием.